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經(jīng)驗交流
談項目監(jiān)理的溝通形式
新聞來源：    點擊數(shù)：3537    更新時間：2011-3-29 16:41:44    收藏此頁
連云港市建設(shè)監(jiān)理有限公司  董瑞
摘 要：通過具體的形式簡要闡述項目監(jiān)理的溝通交流方式
關(guān)鍵詞：溝通 交流 理解
溝通的形式是多種多樣的，不同的人或事之間的溝通各不相同，不同的溝通形式所產(chǎn)生的效果更是截然不同的。溝通是信息傳遞與反饋的重要途徑，是協(xié)調(diào)、解決問題的有效手段，良好的溝通有利于促進當(dāng)事人各方更好的相互理解以及協(xié)作配合。
不同的溝通形式所采用的信息傳遞介質(zhì)也各不相同，有的采用書面形式或面對面的語言交流進行信息傳遞，有的則通過具體的物體或物品進行反饋信息，建筑產(chǎn)品就是一件很好的信息傳遞介質(zhì)，尤其是在建筑產(chǎn)品豐富多彩的當(dāng)今社會，通過建筑可以讓人們更好的了解古代與當(dāng)代、西方與東方的人文歷史及社會環(huán)境的差異?？梢哉f，建筑是一個城市的記憶，但對國家、民族而言，建筑承載的絕不只是記憶，它還凝聚著一個時代的精神、渴望以及對未來的憧憬。建筑的范圍很廣，建筑市場的內(nèi)容更是繁雜多樣，但每一個建筑產(chǎn)品都是由若干部分組成，而始終貫穿于這些組成部分的主體就是人。當(dāng)然，一個建筑產(chǎn)品的完成不是一個人、兩個人就能夠做到的，是需要很多不同的專業(yè)隊伍共同參與完成的，這些不同的專業(yè)隊伍綜合起來就可以歸納為三大主體單位：建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位。
監(jiān)理單位作為建設(shè)工程的三大主體之一，在建設(shè)單位的授權(quán)下承擔(dān)著對施工承包合同進行全面管理，并對工程質(zhì)量、進度、投資目標(biāo)進行監(jiān)督管理，以確保工程目標(biāo)的全面實現(xiàn)。在項目建設(shè)過程中，項目監(jiān)理方處理好建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位之間的相互關(guān)系，對整個項目建設(shè)的順利進行起到極為關(guān)鍵的作用。筆者就監(jiān)理單位在工程建設(shè)過程中與建設(shè)單位、施工單位間的溝通形式做一簡要論述。
溝通的形式多種多樣，基本上可以概括為三種：書面形式的溝通、會議形式的溝通、日常工作中的交流溝通等。
1、書面形式的溝通
這種溝通形式在實際工作中應(yīng)用較為廣泛。其具體內(nèi)容包括：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、監(jiān)理工程師聯(lián)系單（通知單）、監(jiān)理總結(jié)等。不同的書面形式的溝通包含著不同的內(nèi)容，代表著不同的作用。
監(jiān)理規(guī)劃是根據(jù)合同約定及具體工程特點進行編制的，是項目監(jiān)理部開展監(jiān)理工作的指導(dǎo)型文件，其內(nèi)容一定要突出重點，具有針對性。監(jiān)理方向建設(shè)單位提交監(jiān)理規(guī)劃，目的就是讓建設(shè)方全面了解項目監(jiān)理部的組織機構(gòu)、人員分工、工作內(nèi)容及工作方式方法等。監(jiān)理規(guī)劃編制內(nèi)容的深度與范圍直接影響到建設(shè)方對監(jiān)理方的認知度，同時對監(jiān)理部開展監(jiān)理工作的指導(dǎo)性有直接關(guān)系。
監(jiān)理月報和監(jiān)理總結(jié)是監(jiān)理方在項目建設(shè)過程中定期向建設(shè)方匯報工作的階段性文件，此類文件的內(nèi)容要盡可能的詳細，提交時間要及時，以便建設(shè)方能夠及時地了解掌握項目建設(shè)的前期情況及后續(xù)工程的進展情況。
監(jiān)理工程師聯(lián)系單（通知單）是在項目建設(shè)工程中，監(jiān)理方根據(jù)現(xiàn)場實際情況向建設(shè)方或施工方進行信息傳遞的一種書面形式，監(jiān)理方一方面可以將圖紙中存在的問題以聯(lián)系單形式反饋給建設(shè)方，另一方面可以將施工中存在的質(zhì)量缺陷或安全隱患等其它問題以通知單形式告知施工單位，讓其整改或規(guī)范施工。通過這種形式可以反映出監(jiān)理方的專業(yè)性、責(zé)任心及綜合素質(zhì)，從而使建設(shè)方更好的信任監(jiān)理方。
2、會議形式的溝通
會議形式的溝通大體有以下幾種：工程例會、專題會議、圖紙會審等。
工程例會一般由監(jiān)理方組織，參建各方共同參與的一種溝通形式。參建各方可以在會上提出各自的觀點、要求、建議等，由大家共同討論交流。專題會議則是根據(jù)現(xiàn)場實際情況，對一些偶然的或急需解決的問題，隨時組織相關(guān)人員進行專題討論。這兩種形式都是在工程建設(shè)過程中進行的，也是很常見的。而在工程開工前的一個重要會議就是圖紙會審。
圖紙會審則是在工程開工前，由設(shè)計單位的專業(yè)設(shè)計人員對建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位提出的圖紙疑問進行交底的一種形式。通常的圖紙會審都是由建設(shè)單位組織，監(jiān)理單位和施工單位共同參加，在會議上即時提出問題由相關(guān)設(shè)計人員給予答疑，這種形式往往造成會議現(xiàn)場比較嘈雜混亂，對于答疑的記錄不全面，因為各相關(guān)專業(yè)的設(shè)計人員不能進行及時有效溝通，很容易導(dǎo)致顧此失彼，再次留有疑問。
我們監(jiān)理部所監(jiān)理的一個項目是由監(jiān)理方組織圖紙會審，我們的總監(jiān)就打破了以往的常規(guī)，沒有即時提問即時回答，而是在圖紙會審以前就組織建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位進行分析圖紙，并將提出的問題以書面形式在圖紙會審前一個星期送至設(shè)計單位。這樣就為設(shè)計人員留有時間進行各專業(yè)間的相互交流及給予答復(fù)。在圖紙會審會議上先將設(shè)計答復(fù)沒人分發(fā)一份，然后再由設(shè)計人員對圖紙疑問進行逐一講解，這樣一來既避免了會議現(xiàn)場的嘈雜混亂，又讓提出圖紙疑問相關(guān)人員更好的理解了設(shè)計意圖，所以這次圖紙會審結(jié)束后，基本上沒有再留下疑問，各方參加人員均表示達到了前所未有的效果。
3、日常工作中的交流溝通
這里所講的日常工作中的交流溝通主要系指項目參建各方之間的面對面的語言交流。有部分監(jiān)理人員往往忽視了日常的語言交流，認為只要有書面的或者會議的溝通就可以了，書面的或會議的溝通固然重要，但貫穿于這兩種形式之間的一個重要因素就是語言交流。在日常工作中良好的語言交流溝通往往會帶來意想不到的效果。
日常工作中的溝通主要是通過交談的方式進行，通過交談可以反映一個專業(yè)監(jiān)理工程師的綜合素質(zhì)，包括敬業(yè)精神、專業(yè)技術(shù)水平、責(zé)任心及綜合協(xié)調(diào)能力等。
○1監(jiān)理方保持經(jīng)常與建設(shè)方交流溝通，一方面可以盡早的獲取建設(shè)方的相關(guān)信息，為保持或不斷改進工作提供依據(jù)；另一方面也可以充分展現(xiàn)自我，讓建設(shè)方認可監(jiān)理方的工作人員及其工作效果。
○2工程實施過程中，監(jiān)理單位與施工單位始終是監(jiān)理與被監(jiān)理的關(guān)系，由于所站位置不同，難免在工作中出現(xiàn)意見分歧、爭執(zhí)，甚至施工單位在心理上存在對監(jiān)理單位的抵觸情緒。因此，要及時做好與施工單位的溝通，可以讓施工單位了解監(jiān)理人員的職責(zé)所在，認識到監(jiān)理單位與施工單位目標(biāo)的一致性。在日常工作中，總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)堅持經(jīng)常走訪各施工單位，宣傳管理理念，樹立監(jiān)理與施工單位是既對立又統(tǒng)一的思想，倡導(dǎo)監(jiān)理工作要超前服務(wù)，既要在質(zhì)量上嚴(yán)格把關(guān)，又要在具體環(huán)節(jié)上幫助解決問題，出謀劃策，最終達到提高工程質(zhì)量的目的。
○3項目監(jiān)理部是在總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)下，由各個專業(yè)監(jiān)理工程師組成的一個團隊，團隊成員之間也要不斷的加強溝通。通過溝通，總監(jiān)更好的了解各專業(yè)監(jiān)理人員的專長和性格特點，以便更好的進行工作分工，充分發(fā)揮各專業(yè)監(jiān)理工程師的優(yōu)勢，使監(jiān)理部能夠團結(jié)一致、齊心協(xié)力、圓滿的完成監(jiān)理任務(wù)。
溝通帶來理解，理解帶來更好的合作，愿所有項目的參建各方都能進行及時有效的溝通，從而促進工程質(zhì)量全面提高，工程進度按期完成，工程投資如約實現(xiàn)，最終使業(yè)主、監(jiān)理、承包商各方共贏。
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