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文/王懷棟
（本文刊登在《建筑》雜志2011年第5期上）
工地例會作為現(xiàn)場參建各方溝通情況、交流信息、解決合同履行中存在問題的一種會議方式，在日常監(jiān)理工作中得到了參建各方的一致認(rèn)可，對監(jiān)理機(jī)構(gòu)的管理起著十分重要的作用?！督ㄔO(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》明確規(guī)定：在施工過程中，總監(jiān)理工程師應(yīng)定期主持召開工地例會。會議紀(jì)要應(yīng)由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草，并經(jīng)與會各方代表會簽。
一、開好工地例會是監(jiān)理的職責(zé)
工地例會是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)溝通情況、反饋信息、作出決策和下達(dá)指令的主要方式，也是監(jiān)理對工程進(jìn)行監(jiān)督控制和對人員進(jìn)行有效管理的重要工具，它以服務(wù)現(xiàn)場工作為主題，解決現(xiàn)場問題為目的。工地例會的重點(diǎn)是檢查工程施工過程中的進(jìn)度、質(zhì)量、安全文明、計(jì)量與支付、合同管理等方面的情況，分析存在的問題，并針對這些問題提出改進(jìn)措施，參建各方均應(yīng)對會議所達(dá)成的決議遵照執(zhí)行。站在監(jiān)理的管理角度、責(zé)任角度看，工地例會是監(jiān)理的一個(gè)非常重要的管理手段，工地例會所形成的會議紀(jì)要則是規(guī)避監(jiān)理責(zé)任的備忘錄。因此，主持并開好工地例會不僅是總監(jiān)的重要職責(zé)，對監(jiān)理的管理工作起著重要的作用，也從一個(gè)側(cè)面反映了總監(jiān)的素質(zhì)和水平，是總監(jiān)必備的基本功之一。
二、重視******次工地例會
******次工地會議對項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)前期工作開展具有重要作用，會前各方的主要工作是熟悉現(xiàn)場環(huán)境、工程環(huán)境和人員環(huán)境，進(jìn)行各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，彼此都有一定的了解，此階段圖紙會審、臨時(shí)設(shè)施、現(xiàn)場封閉圍擋、施工方案審批、施工前期材料、機(jī)械設(shè)備進(jìn)場都應(yīng)完成就緒。監(jiān)理要根據(jù)現(xiàn)場準(zhǔn)備情況、監(jiān)理工作準(zhǔn)備和各種信息收集情況，適時(shí)提醒建設(shè)單位召開******次工地會議，并盡可能的為建設(shè)單位準(zhǔn)備必要的會議議程，與建設(shè)單位就會議內(nèi)容達(dá)成一致，確保開出效果，為監(jiān)理現(xiàn)場工作準(zhǔn)時(shí)切入及今后工作開展打好基礎(chǔ)，其會議紀(jì)要應(yīng)由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草，并經(jīng)與會各方代表會簽。******次工地會議應(yīng)包括以下七個(gè)方面的內(nèi)容。
一是，建設(shè)單位、承包單位和監(jiān)理單位分別介紹各自駐現(xiàn)場的組織機(jī)構(gòu)、人員及其分工。二是，建設(shè)單位根據(jù)委托監(jiān)理合同宣布對總監(jiān)理工程師的授權(quán)。三是，建設(shè)單位介紹工程開工準(zhǔn)備情況。四是，承包單位介紹施工準(zhǔn)備情況。五是，建設(shè)單位和總監(jiān)理工程師對施工準(zhǔn)備情況提出意見和要求。六是，總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃的主要內(nèi)容。七是，研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員，召開工地例會的周期、地點(diǎn)及主要議題。
三、明確參會人員、會議內(nèi)容及會議紀(jì)律
監(jiān)理規(guī)范規(guī)定******次工地會議應(yīng)研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員、召開工地例會的周期、地點(diǎn)及主要議題。這是工地例會的框架，在研究確定這個(gè)框架的時(shí)候，總監(jiān)要積極提出意見和建議。
參加工地例會的主要人員應(yīng)包括：建設(shè)單位駐現(xiàn)場代表及有關(guān)職能部門人員；承包單位項(xiàng)目經(jīng)理部經(jīng)理及有關(guān)職能部門人員，分包單位主要負(fù)責(zé)人；項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)總監(jiān)理工程師及主要監(jiān)理人員；邀請的其他有關(guān)單位人員。
召開工地例會的周期要與工程的規(guī)模、工程的施工階段相適應(yīng)，工地例會宜采用有彈性的周期，以適應(yīng)施工的需要。一般以一周為宜，如果工程規(guī)模較小或工種較單調(diào)，可以適當(dāng)調(diào)整為半個(gè)月一次。會議時(shí)間可靈活控制，在切實(shí)解決問題的基礎(chǔ)上，盡量不要拖延時(shí)間，避免講空話。
一般均將工程現(xiàn)場會議室作為工地例會的召開地點(diǎn)，但有時(shí)根據(jù)工程情況，為解決某一主要問題，可以選擇施工現(xiàn)場甚至材料供應(yīng)地等有關(guān)地點(diǎn)召開例會或?qū)ｎ}會議。如針對施工單位施工中存在的質(zhì)量問題，監(jiān)理多次要求施工單位整改，但整改未得到落實(shí)，此時(shí)監(jiān)理就可以選擇存在質(zhì)量問題的施工現(xiàn)場作為會議地點(diǎn)，召集所有與會人員指出存在的質(zhì)量問題，并提出整改辦法和時(shí)間。因此工地例會的召開地點(diǎn)可以隨主要議題而定。
工地例會的主要內(nèi)容及程序在《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中作了明確要求，主要包括：
①檢查承包單位上次例會議定事項(xiàng)的落實(shí)情況，分析未完事項(xiàng)原因；②檢查分析工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實(shí)措施；③檢查分析工程項(xiàng)目質(zhì)量情況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施；④檢查分析工程項(xiàng)目安全狀況，針對存在的安全問題提出改進(jìn)措施；⑤檢查工程量核定及工程款支付情況；⑥解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項(xiàng)；⑦其他相關(guān)事宜，業(yè)主的要求及指示。
會議紀(jì)律為完善和堅(jiān)持例會制度提供有效保障。會議應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)開始，以維護(hù)監(jiān)理例會的嚴(yán)肅性，必要時(shí)可以實(shí)行點(diǎn)名和獎懲制度，避免因?yàn)閹讉€(gè)人遲到耽誤所有與會者的時(shí)間。在開會的過程中，應(yīng)杜絕與會人員大聲接聽手機(jī)、隨意插話、私下談?wù)撆c會議無關(guān)的內(nèi)容等干擾會議進(jìn)程和影響會議效果的情況。
四、做好工地例會的會前準(zhǔn)備工作
做好會議準(zhǔn)備工作，需要平時(shí)工作的積累。自上次例會以來，工程上出現(xiàn)了哪些質(zhì)量、進(jìn)度、安全方面的問題，總監(jiān)可用專門的會議準(zhǔn)備記錄本記錄下來。平時(shí)思考工程上有哪些急需解決的問題，想到了哪些好主意，均可記錄下來?？偙O(jiān)還可通過與專業(yè)監(jiān)理工程師、施工單位、建設(shè)單位交談等方式了解工程情況，匯總工地例會上要解決的問題，了解他們的想法，為工地例會的成功召開做好充分的準(zhǔn)備。在準(zhǔn)備工作中，要注重做好以下七個(gè)方面的工作。
一是，查閱上次例會會議紀(jì)要，有哪些事項(xiàng)是議定了要在本次例會前完成的，檢查這些事項(xiàng)的完成情況。
二是，檢查施工形象進(jìn)度的完成情況，可以粗略，但要覆蓋主要的施工層面，給出施工進(jìn)度滯后或提前的大致數(shù)據(jù)，摸清主要施工工種的實(shí)際人數(shù)（誤差不可太大），了解材料供應(yīng)、機(jī)械狀況是否滿足施工進(jìn)度需要，并做好記錄。下一周期按計(jì)劃應(yīng)實(shí)現(xiàn)的進(jìn)度目標(biāo)和完成情況預(yù)測。
三是，近階段的質(zhì)量狀況、監(jiān)理提出的整改要求、建議的預(yù)控措施。熟悉本次例會上可能涉及到的施工圖、規(guī)范等有關(guān)內(nèi)容。
四是，工程量的核定及工程款支付情況。
五是，工地的安全狀況、發(fā)現(xiàn)的安全隱患、整改要求，對有關(guān)人或事的表揚(yáng)或批評。
六是，監(jiān)理應(yīng)要求施工單位在會前呈送報(bào)表，可按例會周期稱作工程周報(bào)、旬報(bào)等，內(nèi)容應(yīng)包括監(jiān)理需要收集的信息，如施工進(jìn)度實(shí)際完成情況、進(jìn)度滯后的原因分析、下期進(jìn)度目標(biāo)、主要工種的勞動力安排計(jì)劃、質(zhì)量和安全現(xiàn)狀、需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)等。這種做法有兩個(gè)好處：一是便于對施工信息的收集、傳遞、整理；二是可以規(guī)范施工單位在工地例會上的發(fā)言，讓施工單位在工地例會上有話可講，有助于設(shè)立符合監(jiān)理要求的會議程序。
七是，總監(jiān)要充分與各專業(yè)監(jiān)理工程師溝通，安排監(jiān)理發(fā)言的內(nèi)容，哪些是監(jiān)理在會議上應(yīng)重點(diǎn)陳述的，哪些是監(jiān)理不能隨意表態(tài)的，哪些內(nèi)容由哪個(gè)監(jiān)理人員發(fā)言，發(fā)言的順序等，這樣不僅能使監(jiān)理發(fā)言思路清晰、層次分明，提高開會效率，而且能樹立監(jiān)理的形象與威信，贏得業(yè)主的信任。
五、總監(jiān)在工地例會上要有所作為
總監(jiān)是工地例會的主持人，不能成為工地例會的看客，監(jiān)理要在工地例會上處于主導(dǎo)地位，就要進(jìn)行主導(dǎo)性發(fā)言。所謂主導(dǎo)性發(fā)言，就是把監(jiān)理在會前準(zhǔn)備的內(nèi)容適時(shí)地講出來，這里特別要強(qiáng)調(diào)“適時(shí)”，會議都有它沿用的程序，講早了不合適，如果讓別人替監(jiān)理做了工程情況的總結(jié)、分析，監(jiān)理再發(fā)言，就象是重復(fù)別人的話，顯得無力，監(jiān)理應(yīng)有的地位也就受到了挑戰(zhàn)?？偙O(jiān)在工地例會上要爭讓得當(dāng)，對建設(shè)單位應(yīng)禮讓，如在會議的開始和結(jié)束，禮貌地征求一下建設(shè)單位的意見；或就一個(gè)技術(shù)問題監(jiān)理已提出了合理的解決意見時(shí)，征求一下建設(shè)單位的看法，這是有益的。對施工單位總監(jiān)要讓別人把話講完，即或是錯(cuò)誤的觀點(diǎn)或有悖于事實(shí)的陳述，也要做到以理服人，不要進(jìn)行態(tài)勢上的針鋒相對。這里講到的理是一種廣泛的包容，是對施工規(guī)范的掌握和理解，對施工圖和設(shè)計(jì)要求的熟悉，對有關(guān)的法規(guī)和合同的主要條款、工程量清單的了解等。與會各方的水平越高，對總監(jiān)的要求也越高，這也是對總監(jiān)的鞭策。當(dāng)然，對于建設(shè)單位或施工單位個(gè)別人的“一言堂”或“長篇大論”，總監(jiān)可適時(shí)加以提醒或制止，以免會議冗長、低效。在絕大多數(shù)情況下，與會三方，為了共同的建設(shè)目標(biāo)，在就施工中出現(xiàn)的某一個(gè)實(shí)際問題從不同的角度進(jìn)行陳述。有時(shí)在利益和責(zé)任的驅(qū)使下，施工（或建設(shè)）單位發(fā)言中的偏頗、失實(shí)、過激在所難免。因此，總監(jiān)在工地例會上要盡力去發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，按照監(jiān)理的意圖進(jìn)行引導(dǎo)、操作，做到公正合理。
總監(jiān)應(yīng)引導(dǎo)、啟發(fā)或約束、糾正各專業(yè)監(jiān)理工程師在工地例會上發(fā)言及解答有關(guān)問題，要發(fā)揮群體的優(yōu)勢。總監(jiān)對工地例會上突然提出的待解決問題（即監(jiān)理未做準(zhǔn)備的問題）不要草率地表態(tài)，不要輕易地附和別人的意見，以免造成監(jiān)理工作的被動，可建議召開專題工地會議專項(xiàng)解決。工地例會上的總監(jiān)，應(yīng)該以不變應(yīng)萬變，保持清晰的頭腦。
六、認(rèn)真做好會議紀(jì)要
開會過程中，總監(jiān)應(yīng)安排專人做好詳細(xì)、完整的會議記錄，會后監(jiān)理人員要對記錄的文字進(jìn)行再加工，提取核心內(nèi)容，并用規(guī)范、簡潔的語言形成會議紀(jì)要。
會議記錄是把工地例會上所聽到的話和所發(fā)生的事當(dāng)場記錄下來的材料；監(jiān)理規(guī)范要求的是會議紀(jì)要而不是會議記錄。會議紀(jì)要整理的基礎(chǔ)在于有完整的會議記錄，對工地例會而言，所謂完整是指把與會各方所做發(fā)言的主題記錄完整。工地例會上總監(jiān)應(yīng)安排專人進(jìn)行記錄，不宜經(jīng)常更換，對建設(shè)單位重要的指令、要求，對施工單位有可能引起索賠的要求、觀點(diǎn)，開會過程中的一些重要發(fā)言，總監(jiān)也應(yīng)做好記錄，以便會后對監(jiān)理人員整理的會議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審核、確認(rèn)。
（作者單位：連云港市建設(shè)監(jiān)理有限公司） | 
