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經(jīng)驗(yàn)交流
談項(xiàng)目監(jiān)理的溝通形式
新聞來源：    點(diǎn)擊數(shù)：3538    更新時(shí)間：2011-3-29 16:41:44    收藏此頁
連云港市建設(shè)監(jiān)理有限公司  董瑞
摘 要：通過具體的形式簡(jiǎn)要闡述項(xiàng)目監(jiān)理的溝通交流方式
關(guān)鍵詞：溝通 交流 理解
溝通的形式是多種多樣的，不同的人或事之間的溝通各不相同，不同的溝通形式所產(chǎn)生的效果更是截然不同的。溝通是信息傳遞與反饋的重要途徑，是協(xié)調(diào)、解決問題的有效手段，良好的溝通有利于促進(jìn)當(dāng)事人各方更好的相互理解以及協(xié)作配合。
不同的溝通形式所采用的信息傳遞介質(zhì)也各不相同，有的采用書面形式或面對(duì)面的語言交流進(jìn)行信息傳遞，有的則通過具體的物體或物品進(jìn)行反饋信息，建筑產(chǎn)品就是一件很好的信息傳遞介質(zhì)，尤其是在建筑產(chǎn)品豐富多彩的當(dāng)今社會(huì)，通過建筑可以讓人們更好的了解古代與當(dāng)代、西方與東方的人文歷史及社會(huì)環(huán)境的差異。可以說，建筑是一個(gè)城市的記憶，但對(duì)國家、民族而言，建筑承載的絕不只是記憶，它還凝聚著一個(gè)時(shí)代的精神、渴望以及對(duì)未來的憧憬。建筑的范圍很廣，建筑市場(chǎng)的內(nèi)容更是繁雜多樣，但每一個(gè)建筑產(chǎn)品都是由若干部分組成，而始終貫穿于這些組成部分的主體就是人。當(dāng)然，一個(gè)建筑產(chǎn)品的完成不是一個(gè)人、兩個(gè)人就能夠做到的，是需要很多不同的專業(yè)隊(duì)伍共同參與完成的，這些不同的專業(yè)隊(duì)伍綜合起來就可以歸納為三大主體單位：建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位。
監(jiān)理單位作為建設(shè)工程的三大主體之一，在建設(shè)單位的授權(quán)下承擔(dān)著對(duì)施工承包合同進(jìn)行全面管理，并對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督管理，以確保工程目標(biāo)的全面實(shí)現(xiàn)。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目監(jiān)理方處理好建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位之間的相互關(guān)系，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的順利進(jìn)行起到極為關(guān)鍵的作用。筆者就監(jiān)理單位在工程建設(shè)過程中與建設(shè)單位、施工單位間的溝通形式做一簡(jiǎn)要論述。
溝通的形式多種多樣，基本上可以概括為三種：書面形式的溝通、會(huì)議形式的溝通、日常工作中的交流溝通等。
1、書面形式的溝通
這種溝通形式在實(shí)際工作中應(yīng)用較為廣泛。其具體內(nèi)容包括：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工程師聯(lián)系單（通知單）、監(jiān)理總結(jié)等。不同的書面形式的溝通包含著不同的內(nèi)容，代表著不同的作用。
監(jiān)理規(guī)劃是根據(jù)合同約定及具體工程特點(diǎn)進(jìn)行編制的，是項(xiàng)目監(jiān)理部開展監(jiān)理工作的指導(dǎo)型文件，其內(nèi)容一定要突出重點(diǎn)，具有針對(duì)性。監(jiān)理方向建設(shè)單位提交監(jiān)理規(guī)劃，目的就是讓建設(shè)方全面了解項(xiàng)目監(jiān)理部的組織機(jī)構(gòu)、人員分工、工作內(nèi)容及工作方式方法等。監(jiān)理規(guī)劃編制內(nèi)容的深度與范圍直接影響到建設(shè)方對(duì)監(jiān)理方的認(rèn)知度，同時(shí)對(duì)監(jiān)理部開展監(jiān)理工作的指導(dǎo)性有直接關(guān)系。
監(jiān)理月報(bào)和監(jiān)理總結(jié)是監(jiān)理方在項(xiàng)目建設(shè)過程中定期向建設(shè)方匯報(bào)工作的階段性文件，此類文件的內(nèi)容要盡可能的詳細(xì)，提交時(shí)間要及時(shí)，以便建設(shè)方能夠及時(shí)地了解掌握項(xiàng)目建設(shè)的前期情況及后續(xù)工程的進(jìn)展情況。
監(jiān)理工程師聯(lián)系單（通知單）是在項(xiàng)目建設(shè)工程中，監(jiān)理方根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況向建設(shè)方或施工方進(jìn)行信息傳遞的一種書面形式，監(jiān)理方一方面可以將圖紙中存在的問題以聯(lián)系單形式反饋給建設(shè)方，另一方面可以將施工中存在的質(zhì)量缺陷或安全隱患等其它問題以通知單形式告知施工單位，讓其整改或規(guī)范施工。通過這種形式可以反映出監(jiān)理方的專業(yè)性、責(zé)任心及綜合素質(zhì)，從而使建設(shè)方更好的信任監(jiān)理方。
2、會(huì)議形式的溝通
會(huì)議形式的溝通大體有以下幾種：工程例會(huì)、專題會(huì)議、圖紙會(huì)審等。
工程例會(huì)一般由監(jiān)理方組織，參建各方共同參與的一種溝通形式。參建各方可以在會(huì)上提出各自的觀點(diǎn)、要求、建議等，由大家共同討論交流。專題會(huì)議則是根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，對(duì)一些偶然的或急需解決的問題，隨時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行專題討論。這兩種形式都是在工程建設(shè)過程中進(jìn)行的，也是很常見的。而在工程開工前的一個(gè)重要會(huì)議就是圖紙會(huì)審。
圖紙會(huì)審則是在工程開工前，由設(shè)計(jì)單位的專業(yè)設(shè)計(jì)人員對(duì)建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位提出的圖紙疑問進(jìn)行交底的一種形式。通常的圖紙會(huì)審都是由建設(shè)單位組織，監(jiān)理單位和施工單位共同參加，在會(huì)議上即時(shí)提出問題由相關(guān)設(shè)計(jì)人員給予答疑，這種形式往往造成會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)比較嘈雜混亂，對(duì)于答疑的記錄不全面，因?yàn)楦飨嚓P(guān)專業(yè)的設(shè)計(jì)人員不能進(jìn)行及時(shí)有效溝通，很容易導(dǎo)致顧此失彼，再次留有疑問。
我們監(jiān)理部所監(jiān)理的一個(gè)項(xiàng)目是由監(jiān)理方組織圖紙會(huì)審，我們的總監(jiān)就打破了以往的常規(guī)，沒有即時(shí)提問即時(shí)回答，而是在圖紙會(huì)審以前就組織建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位進(jìn)行分析圖紙，并將提出的問題以書面形式在圖紙會(huì)審前一個(gè)星期送至設(shè)計(jì)單位。這樣就為設(shè)計(jì)人員留有時(shí)間進(jìn)行各專業(yè)間的相互交流及給予答復(fù)。在圖紙會(huì)審會(huì)議上先將設(shè)計(jì)答復(fù)沒人分發(fā)一份，然后再由設(shè)計(jì)人員對(duì)圖紙疑問進(jìn)行逐一講解，這樣一來既避免了會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的嘈雜混亂，又讓提出圖紙疑問相關(guān)人員更好的理解了設(shè)計(jì)意圖，所以這次圖紙會(huì)審結(jié)束后，基本上沒有再留下疑問，各方參加人員均表示達(dá)到了前所未有的效果。
3、日常工作中的交流溝通
這里所講的日常工作中的交流溝通主要系指項(xiàng)目參建各方之間的面對(duì)面的語言交流。有部分監(jiān)理人員往往忽視了日常的語言交流，認(rèn)為只要有書面的或者會(huì)議的溝通就可以了，書面的或會(huì)議的溝通固然重要，但貫穿于這兩種形式之間的一個(gè)重要因素就是語言交流。在日常工作中良好的語言交流溝通往往會(huì)帶來意想不到的效果。
日常工作中的溝通主要是通過交談的方式進(jìn)行，通過交談可以反映一個(gè)專業(yè)監(jiān)理工程師的綜合素質(zhì)，包括敬業(yè)精神、專業(yè)技術(shù)水平、責(zé)任心及綜合協(xié)調(diào)能力等。
○1監(jiān)理方保持經(jīng)常與建設(shè)方交流溝通，一方面可以盡早的獲取建設(shè)方的相關(guān)信息，為保持或不斷改進(jìn)工作提供依據(jù)；另一方面也可以充分展現(xiàn)自我，讓建設(shè)方認(rèn)可監(jiān)理方的工作人員及其工作效果。
○2工程實(shí)施過程中，監(jiān)理單位與施工單位始終是監(jiān)理與被監(jiān)理的關(guān)系，由于所站位置不同，難免在工作中出現(xiàn)意見分歧、爭(zhēng)執(zhí)，甚至施工單位在心理上存在對(duì)監(jiān)理單位的抵觸情緒。因此，要及時(shí)做好與施工單位的溝通，可以讓施工單位了解監(jiān)理人員的職責(zé)所在，認(rèn)識(shí)到監(jiān)理單位與施工單位目標(biāo)的一致性。在日常工作中，總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)堅(jiān)持經(jīng)常走訪各施工單位，宣傳管理理念，樹立監(jiān)理與施工單位是既對(duì)立又統(tǒng)一的思想，倡導(dǎo)監(jiān)理工作要超前服務(wù)，既要在質(zhì)量上嚴(yán)格把關(guān)，又要在具體環(huán)節(jié)上幫助解決問題，出謀劃策，最終達(dá)到提高工程質(zhì)量的目的。
○3項(xiàng)目監(jiān)理部是在總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)下，由各個(gè)專業(yè)監(jiān)理工程師組成的一個(gè)團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員之間也要不斷的加強(qiáng)溝通。通過溝通，總監(jiān)更好的了解各專業(yè)監(jiān)理人員的專長和性格特點(diǎn)，以便更好的進(jìn)行工作分工，充分發(fā)揮各專業(yè)監(jiān)理工程師的優(yōu)勢(shì)，使監(jiān)理部能夠團(tuán)結(jié)一致、齊心協(xié)力、圓滿的完成監(jiān)理任務(wù)。
溝通帶來理解，理解帶來更好的合作，愿所有項(xiàng)目的參建各方都能進(jìn)行及時(shí)有效的溝通，從而促進(jìn)工程質(zhì)量全面提高，工程進(jìn)度按期完成，工程投資如約實(shí)現(xiàn)，最終使業(yè)主、監(jiān)理、承包商各方共贏。
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